L’équipe de Médianes, en juillet 2023, c’est 10 personnes, média et studio réunis. 10 personnes, dans cinq villes différentes et parfois sur deux fuseaux horaires.
Lors de notre création, avec Christelle et Marine, nous avons voulu mettre l’accent sur la possibilité offerte à tous les membres de l’équipe de travailler où et quand ils et elles le souhaitent.
En février 2023, une partie de l’équipe, basée à Paris, a emménagé dans de jolis bureaux en face de l’Hôtel de Ville, grâce à la coopérative Plateau Urbain, mais nous n’avons rien changé de notre organisation à distance, et si cette présentation n’est pas un mode d’emploi, elle pourra vous permettre de découvrir comment nous nous organisons au quotidien.
La place de l’outil
Nous prenons les outils pour ce qu’ils sont : des moyens de production. Quand un outil ne correspond pas à nos méthodes et que nous devons nous adapter à lui, nous y renonçons.
C’est une gymnastique mais c’est à cette seule condition que nous pouvons nous assurer que l’ensemble de l’équipe s’adapte à ceux-ci de manière naturelle et y trouve son compte.
D’un côté, nous testons donc beaucoup d’outils, nous en rejetons beaucoup, et nous en adoptons peu. L’intégration d’un nouvel outil dans nos processus ne se fait qu’à la condition d’une bonne formation interne, et de l’assurance de sa viabilité et de sa compatibilité avec nos méthodes.
Dans nos métiers, les seuls investissements que nous réalisons en dehors des embauches, sont légers, matériels (ordinateurs), et logiciels (outils et services). D’où l’importance de se déculpabiliser, parfois, de payer certains services.
La question de l’outil pose nécessairement la question de l’indépendance et de la place qu’on lui laisse dans son projet, et vis-à-vis de ses utilisateur·ices. Rapport à la liberté et à la confidentialité, possibilité d’adapter l’outil à ses usages, respect des règles européennes, enjeux qu’ils posent… choisir ses outils est aussi un choix politique. De fait, nous cherchons aujourd’hui à davantage développer nos usages de logiciels libres et européens, quitte à créer nos propres outils à terme. Vous trouverez donc dans cet article une série d’alternatives ouvertes aux outils que nous utilisons.
Une veille permanente
Qu’il s’agisse d’outils d’organisation du travail, de communication, d’enregistrement de conversations, de messagerie, de finances, nous menons une veille active sur les nouveautés.
Pour cela, nous pouvons notamment citer les ressources suivantes :
- Producthunt ; qui liste au quotidien les nouvelles sorties d’outils et services (en ce moment, c’est beaucoup d’IA) ;
- Wonder Tools ; la newsletter de Jeremy Caplan qui présente des nouveautés ou met en avant des études de cas ;
- La base d’outils de Jonathan Lefèvre, complète et tournée vers l’optimisation des processus de travail ;
- La newsletter Splice Frames, de nos camarades de chez Splice, par ailleurs passionnante sur l’actualité produit dans les médias.
S’échanger des messages
La communication interne ou avec nos client·es se fait avec un trio d’outils : Spark, Slack, et WhatsApp. À chaque outil son usage.
Spark (🇺🇦)
Pour nos e-mails, nous utilisons le client Spark, dans sa version 2. Spark se connecte avec n’importe quel service d’e-mails et de calendrier (dont Outlook, Google, Yahoo…) et permet non seulement de gérer l’ensemble de ses e-mails depuis une seule interface, mais permet surtout de collaborer directement depuis l’interface.
Ce que nous apprécions chez Spark :
- La possibilité d’échanger des messages entre membres de l’équipe directement au sein d’un échange d’e-mails ;
- La possibilité d’attribuer des e-mails à des membres de l’équipe, et de les partager sans les transférer ;
- La capacité à créer des brouillons partagés, afin de relire et compléter l’e-mail avant son envoi.
Spark dispose également de toutes les fonctionnalités attendues d’un bon client mail : le pré-tri des e-mails, la possibilité de reporter un e-mail, de le programmer, de le marquer comme important, de créer des emails types…
Spark est gratuit et propose une version payante afin d’accéder à davantage de fonctionnalités de collaboration.
⟶ Une alternative ouverte : Thunderbird (à utiliser avec autre chose qu’un service e-mail propriétaire).
Slack (🇺🇸)
Service de messagerie professionnelle, Slack est notre plateforme principale de communication. Nous utilisons une version payante afin de conserver l’historique de nos messages et de disposer de fonctionnalités avancées. C’est sur Slack que nos échanges internes ont lieu par défaut : pas par e-mail, pas ailleurs, sauf cas exceptionnel.
Nous avons divisé notre plateforme en autant de canaux que de sujets, et nous rendons obligatoire le fait d’échanger au sein de ces canaux, afin que l’information soit partagée entre tous et toutes.
Côté studio, nous créons, lorsque cela est nécessaire, des canaux partagés avec nos client·es afin de partager des documents, de la veille, et des messages liés au déroulement des missions, avec l’objectif de centraliser un maximum nos échanges sur la plateforme, et ainsi de pouvoir déconnecter plus facilement.
Ce que nous apprécions chez Slack :
- Sa flexibilité et la puissance des outils de recherche ;
- Les intégrations avec des applications tierces ;
- La capacité à interagir avec des membres d’autres espaces de travail.
⟶ Une alternative ouverte : Mattermost, ou Element.
WhatsApp (🇺🇸)
Vestige des débuts, nous utilisons WhatsApp pour les échanges urgents entre membres de l’équipe, très exceptionnels et souvent liés à des événements ou à la vie du bureau. Son usage est clairement en déclin, mais nous continuons de l’utiliser sporadiquement.
⟶ Une alternative ouverte : Signal, que nous commençons également à utiliser.
Collaborer au quotidien
Pour échanger des fichiers, des documents, ou pour tout simplement travailler sur nos sujets, nous utilisons également un panel d’outils.
Notion (🇺🇸)
Notion est peut-être l’outil de productivité le plus en vogue en ce moment, avec toute une économie de créateur·ices de modèles qui se structure autour. Le service a pour l’ambition de réunir des fonctionnalités de collaboration, de rédaction, de gestion de projet, de liste de tâches, en un seul endroit.
Chez Médianes, nous utilisons Notion comme un outil de prise de notes partagées. Chaque réunion est prise en note et reportée dans une base de données dédiée, ce qui facilite la recherche et la passation des sujets, et évite de surcharger les agendas de réunions.
Nous nous en servons également pour créer des portails partagés avec nos clients, qui permettent de se tenir informé de l’avancée des missions, de retrouver tous les échanges, comptes-rendus, et échéances à venir. Nous utilisons aussi Notion comme un wiki interne, avec toutes les informations à connaître sur Médianes, les méthodes, les règles internes, le fonctionnement quotidien…résumés dans une fiche de bon accueil dans l’équipe. Enfin, Notion nous permet également de communiquer à l’extérieur pour des kit médias ou pour partager notre charte éditoriale et déontologique.
Ce que nous apprécions chez Notion :
- Sa flexibilité ;
- Sa potentielle complexité, qui permet de parvenir systématiquement à ses fins ;
- Son évolution permanente.
⟶ Une alternative ouverte : Focalboard by Mattermost, ou AppFlowy.
Google Drive (🇺🇸)
Chaque nouvelle mission, chaque sujet, donne le droit à l’ouverture d’un dossier sur Google Drive où des documents partagés peuvent être utilisés par toutes les parties prenantes. Nous utilisons également la suite Google Drive pour la collaboration sur des premières versions de documents écrits, dont des articles, afin de profiter des puissantes fonctionnalités de suggestions et de commentaires. Et nous utilisons Google Agenda et Google Meet pour organiser nos réunions en visioconférence.
Ces documents Google Drive, partagés ou repris sur Notion et Slack, s’intègrent bien dans nos flux de travail.
⟶ Une alternative ouverte : Nextcloud ou ownCloud.
Cron (🇺🇸)
En complément de Spark, nous utilisons le logiciel de calendrier Cron, qui peut être synchronisé avec Notion, aidant la prise de notes, et offrant des fonctionnalités de rappel fort utiles pour ne pas être en retard en réunion, ou ne pas faire durer ces dernières trop longtemps.
⟶ Une alternative ouverte : pas vraiment, ou bien intégrée dans des outils comme Thunderbird.
tl;dv (🇩🇪)
Parlons réunions, justement. Nous sommes très attaché·es au respect du temps de notre équipe, et nous veillons, même si des efforts sont toujours à faire, à ce que les réunions soient utiles pour tous ses participant·es.
tl;dv permet d’ajouter à nos réunions sur Google Meet un·e « preneur·se de notes » virtuel, qui va non seulement enregistrer toute la réunion, mais également la transcrire en texte, la résumer en quelques points d’attention, et vous proposer de la partager avec tous·tes les participant·es, ainsi qu’au-delà.
Nous l’utilisons désormais quasi-systématiquement, sans oublier de prévenir nos interlocutrices et interlocuteurs, afin de réduire la présence en réunion de personnes qui ne seraient pas essentielles à leur déroulement ; et nous en sommes très convaincu·es.
Ce que nous apprécions chez tl;dv :
- Sa facilité d’utilisation ;
- Ses liens avec les autres plateformes ;
- Ses fonctionnalités de collaboration et de partage.
⟶ Une alternative ouverte : non.
Figma (🇺🇸)
Christelle, directrice artistique associée de Médianes, utilise Figma quotidiennement pour les projets web et réseaux sociaux que nous menons. Mais au-delà de cette utilisation professionnelle, dont nous sommes par ailleurs bien satisfait·es, nous utilisons Figma de manière plus partagée, que ce soit pour des ateliers participatifs (avec l’outil Figjam), ou même pour la communication, car nous avons des gabarits pré-définis utilisant Figma, et permettant de gagner du temps.
Christelle Perrin
Ce que nous apprécions chez Figma :
- Son caractère intuitif ;
- Ses possibilités innombrables ;
- Sa capacité à être « limité » pour les plus néophytes.
⟶ Une alternative ouverte : Penpot.
Gérer ses factures et sa comptabilité
Au quotidien, les bons outils de gestion, de comptabilité et de prévision peuvent vous faciliter la vie ; même si leur prise en main nécessite parfois une véritable formation.
Facture.net (🇫🇷)
Pour nos besoins de devis, de facturation, et le suivi du chiffre d’affaires côté studio, nous avons utilisé depuis notre création le service gratuit Facture.net, qui réunit selon nous toutes les fonctionnalités de base, sans être particulièrement poussé non plus.
Après trois ans de bons et loyaux services, nous nous tournons vers une solution plus intégrée et certainement adaptée à nos besoins, mais pour les indépendantes et les petites entreprises en lancement, c’est un outil fiable, simple à utiliser et à comprendre.
Pennylane (🇫🇷)
Après l’expérience Facture.net, nous avons fait le choix de Pennylane, qui en plus de la possibilité de suivre la facturation et les devis, propose des fonctionnalités de prévisionnel de trésorerie, d’analyse des dépenses et achats, de gestion de la facturation fournisseurs, et même un compte professionnel et des cartes individuelles nominatives pour les membres de l’équipe qui en ont besoin (déplacements…).
Nous apprécions l’outil pour ses fonctionnalités intelligentes (relances automatiques, détection des paiements et rapprochement bancaire, prévisionnels…), et pour sa prise en main plutôt facile.
Qonto (🇫🇷)
Nous utilisons la néo-banque Qonto pour une partie de nos dépenses et achats, celle-ci nous plaît pour ses services web réactifs, mais également pour sa capacité de collaboration : nous avons mis en place un robot sur Slack qui informe les associé·es de Médianes à chaque dépense ou entrée, ce qui facilite également le rapprochement bancaire ; et les justificatifs sont automatiquement remontés dans un dossier Google Drive.
Dougs (🇫🇷)
Notre comptable, c’est Dougs. Après quelques expériences plus ou moins heureuses, nous avons décidé de nous tourner vers un cabinet d’expertise-comptable généraliste, en ligne, qui nous offre un très bon rapport qualité-prix, même si de nombreuses tâches doivent être faites manuellement, comme la justification des dépenses. Avec les outils mis en place, cela n’est pas une opération très fastidieuse, et nous bénéficions d’un service client réactif et d’une validation de nos comptes par un cabinet assermenté.
Trainline for Business (🇬🇧)
Nous prenons beaucoup le train, que ce soit pour rejoindre Paris depuis nos villes de résidence, ou rendre visite à des clientes, en France ou en Europe. Récupérer les justificatifs, transmettre les billets, ou les notes de frais, est souvent une galère. Avec Trainline for Business (anciennement Captain Train), dans sa version gratuite, nous centralisons tous les achats de billets, ce qui aboutit à une seule facture, à un envoi immédiat des billets, et permet à notre équipe de ne pas avancer de frais.
Un mouvement perpétuel
Cette liste n’est pas seulement non-exhaustive, elle est également non garantie. En effet, nous testons en permanence de nouveaux outils, et même si le chemin pour qu’un outil rejoigne notre équipe est long, il n’est pas toujours valable pour toutes et tous.
