Une fiche pratique pour connaître la méthode, les usages et construire son rétro-planning pour réaliser ses missions et développer son projet pas à pas, au quotidien.
🔎 Étapes, ressources, conseils… Cette fiche pratique est conçue par le studio Médianes, qui accompagne depuis 2020 les équipes éditoriales dans l’organisation, la coordination et le management de projet. Envie d’aller plus loin ou besoin d’un accompagnement ? Découvrez notre expertise en management et gestion de projet ou contactez-nous via ce formulaire.
1. Le rétro-planning : de quoi parle-t-on ?
Un rétro-planning est un des outils fondamentaux nécessaires à la bonne gestion d’un projet. Il s’agit d’un document pratique permettant de planifier son travail par mission, sous-missions, et dans le temps.
Le rétro-planning, qu’il prenne la forme d’un tableur, d’une note écrite, d’un tableau Kanban ou d’un calendrier, est une décomposition des sous-missions qui composent une mission, un objectif. Le rétro-planning a pour but de faire une projection dans le temps des différentes sous-missions afin d’anticiper l’ordre dans lequel elles doivent être accomplies, leur durée, la manière dont elles doivent s’articuler. C’est une façon d’organiser son travail en en décomposant chaque tâche et en l’inscrivant dans le temps.
En cas de mission avec des délais, de date butoir, le rétro-planning s’avère d’autant plus incontournable. Il détient une véritable plus-value stratégique et organisationnelle. C’est un outil qui va faciliter la conduite de votre projet.
2. Pourquoi construire un rétro-planning ?
Le rétro-planning doit être utilisé systématiquement, pour toutes missions, pour tout objectif. C’est un garant de la faisabilité, de l’organisation du travail.
Ce qu’un rétro-planning vous permet :
- Développer une vision pragmatique et stratégique du travail à accomplir pour atteindre un but en un temps imparti en anticipant la diversité des tâches à effectuer et le temps qu’elles demandent ;
- Fixer les tâches à l’ordre du jour au quotidien ;
- Organiser son emploi du temps sur un temps long avec une visibilité journalière sur le temps pris par une tâche ;
- Cibler et solliciter au préalable des personnes mobilisées sur une tâche et connaître la durée de cette mobilisation ;
- Mesurer l’état d’avancement d’une tâche au quotidien ;
- Mesurer le temps imparti (retards, temps restant en marge du travail nécessité pour la réalisation de la tâche) ;
- Réajuster les objectifs et le déroulé de la mission au cours de celle-ci ;
- Faire un bilan sur les blocages rencontrés ou encore le temps libre restant à mettre à profit ailleurs durant une journée.
3. Composer votre rétro-planning
Il est possible de construire un rétro-planning de différentes manières et sur différents outils. Choisissez l’outil le plus adapté à vos usages et à votre environnement (collaboratif, accessibilité). Parmi les outils communément utilisés, on peut citer les tableurs de type Google Sheets, Excel, mais également les outils de gestion de projet de type Notion, Trello ou Basecamp.
1. Définir la feuille de route : identifier les bornes chronologiques, la date de début de mission et la date de fin, puis proposez ensuite une échelle temporelle détaillée (au jour, à la semaine, au mois) afin d’avoir un calendrier détaillé.
2. Lister les tâches à accomplir : identifier toutes les tâches et microtâches que vous devrez accomplir pour atteindre votre but.
3. Prioriser les tâches : établissez l’ordre chronologique dans lequel chaque tâche doit être accomplie car certaines sont dépendantes de la réalisation d’autres au préalable, par exemple la réalisation d’un gabarit pour Instagram avant de rédiger les contenus et de les poster.
4. Évaluer le temps nécessaire : évaluez les durées que nécessite chaque tâche et inscrivez-les dans le calendrier.
📌 À garder en tête : plus votre rétro-planning est clair, détaillé, bien estimé sur le plan des durées qu’impliquent chaque mission, et plus la mécanique du déroulement de votre mission sera évidente. Restez réaliste sur l’évaluation des durées : ni trop rapides, ni trop lentes.
4. Notre ressource pédagogique
L’équipe de Médianes vous a préparé un document pratique pour mettre en œuvre les apprentissages de cette fiche à votre propre projet.
5. Pour aller plus loin
- Sur les rituels et l’organisation collective : découvrez nos fiches pratiques sur la matrice RACI pour clarifier les rôles dans une organisation éditoriale, et sur le parcours idéal d’un contenu, et le rôle de référent·e produit pour structurer sa production éditoriale.
- Sur le management dans les médias : consultez le Guide du management de projets dans les rédactions, traduit et adapté pour un public francophone par nos soins, ou partez à la rencontre de son auteur, Robin Kwong, ex responsable de la fidélisation de l’audience au Wall Street Journal.
- Le management est souvent considéré comme le point noir des médias. Tour d’horizon de bonnes pratiques.
✉️ Vous avez lu et utilisé cette fiche ? Nous avons besoin de vos retours ! Une question ou une remarque ? Écrivez-nous à [email protected]. Merci de votre aide, l’équipe de Médianes.
